Sportevent-Briefing zum Ausfüllen
Vier Seiten für Anfahrt und Kontakte, zehn Startzeiten, einen eigenen Ablaufplan sowie Sponsoren und besondere Absprachen. Füllt die Vorlage aus und speichert sie, bevor ihr sie ans Team schickt.
Wählt in pCloud „Herunterladen“ und öffnet die gespeicherte Datei zum Ausfüllen in einem PDF-Reader.
Woran erkennt ihr, ob das Team zu eurem Sportevent passt?
Lasst euch eine vollständige Fotoreportage oder einen Film von einer vergleichbaren Veranstaltung zeigen. Schaut, ob ihr darin die Aufnahmen wiederfindet, die ihr braucht: etwa den Start aus einer klaren Perspektive, erkennbare Sponsoren und eine Rede mit verständlichem Ton.
Gebt bei der Anfrage Datum, Ort, Einsatzzeiten, die wichtigsten Programmpunkte und eure gewünschten Ergebnisse an. Wenn Start und Siegerehrung an verschiedenen Orten gleichzeitig laufen, fragt konkret, wer wo steht. Bei kleinem Vereinsbudget entscheidet ihr vorab, welcher Moment Vorrang hat und welche Aufnahmen später entstehen können.
Praxisbeispiel: Der Bärentriathlon in Oldenburg
Für den 33. Bärentriathlon habe ich einen Aftermovie produziert. Aus demselben Material ist zusätzlich ein kurzes Reel für Social Media entstanden. Wenn ihr beides braucht, sagt das schon bei der Anfrage. Dann kann das Team Motive wie den Schwimmstart für den Rückblick und kurze Clips einplanen.
Was gehört ins Briefing für Foto und Video?
Startzeiten und Rahmenprogramm getrennt erfassen
Tragt jede Sportart, Distanz oder Startwelle mit Uhrzeit und Startort einzeln ein. Ein Eintrag wie „Lauf ab 10 Uhr“ hilft wenig, wenn der Kinderlauf an der Halle startet und der Hauptlauf zehn Minuten später am Marktplatz. Markiert, welche Starts unbedingt aufgenommen werden sollen und wer sie übernimmt.
Führt Bandauftritte, Siegerehrungen und Reden von Sponsoren, Partnern oder der Bürgermeisterin in einem eigenen Ablaufplan. Pro Programmpunkt braucht das Team die Uhrzeit, den genauen Ort, die gewünschte Aufnahme und eine zuständige Person. Hängt den vollständigen Veranstaltungsplan mit seinem aktuellen Stand an, falls ihr schon einen habt.
Anreise, Zugang und Änderungen vor Ort klären
Schickt die Adresse der richtigen Zufahrt, den Parkplatz fürs Team und den Treffpunkt. Haltet fest, ob ein Presseausweis nötig ist, wo die Akkreditierung ausgegeben wird und wie das Team an Strecke, Bühne und Zielbereich kommt. Wenn Drohnenaufnahmen geplant sind, vermerkt im Briefing, ob eine Freigabe nötig, noch offen oder bereits eingeholt ist, und verweist gegebenenfalls auf den Nachweis.
Benennt einen Hauptansprechpartner mit Mobilnummer, der am Veranstaltungstag erreichbar ist. Legt fest, wer vor einer kurzfristig vorgezogenen Rede das Signal gibt und über welchen Kanal das Team den aktualisierten Ablauf bekommt.
Weserstadionlauf 2025 · Foto: Tommy Döscher
Wie stellt ihr sicher, dass Sponsoren und Siegerehrung festgehalten werden?
Gebt dem Team die vollständige Sponsorenliste und kennzeichnet separat, welche Partner zwingend abgelichtet werden müssen. Schreibt dazu, was ihr dem Partner zugesagt habt: ein sichtbares Logo auf der Bühne, ein Bild vom Stand mit Publikum oder die Pokalübergabe mit einer bestimmten Person. Name, Ort und Uhrzeit machen aus dem Wunsch einen Auftrag, den jemand übernehmen kann.
Beispiel für den Ablaufplan
15:30 Uhr, Bühne am Ziel. Der Sponsor kündigt die neue Partnerschaft an und überreicht den Pokal. Lea fotografiert die Übergabe mit sichtbarem Logo. Jan filmt die vollständige Ansage mit verständlichem Ton. Die Moderation gibt beiden kurz vorher Bescheid.
Vereinbart auch, welche Bilder ihr noch am selben Tag für die Presse oder einen Sponsor braucht, wer sie erhält und wann die restliche Serie oder der Film geliefert wird. Besondere Wünsche und Absprachen haben ein eigenes Feld in der PDF.
Was kostet ein Sportfotograf fürs Vereins-Event?
Das Angebot hängt unter anderem davon ab, wie lange das Team vor Ort ist, wie viele Orte es gleichzeitig abdecken soll und welche Ergebnisse ihr braucht. Eine Fotoreportage vom Hauptlauf hat einen anderen Umfang als Fotos und ein geschnittener Film mit Reden, Ton und mehreren Startwellen.
Was kostet ein Eventfotograf pro Stunde?
Wenn ihr Angebote nach Stunden vergleicht, fragt, welche Leistungen im Preis enthalten sind. Lasst euch Einsatzzeit, Anfahrt, Auswahl und Bearbeitung, Lieferfrist und die vereinbarte Nutzung erläutern. Gebt bei jeder Anfrage dieselben Pflichttermine und gewünschten Ergebnisse an. So könnt ihr einschätzen, welches Angebot den Bedarf eures Vereins abdeckt.
Wenn ihr noch ein Team sucht, findet ihr hier Beispiele meiner Arbeit und die Möglichkeit zur Anfrage. Sportfotografie und Eventfilm in Norddeutschland
