Was sollen die Bilder nach dem Event leisten?
Bevor wir über einzelne Motive sprechen, klären wir den Einsatz: Wollt ihr einen Rückblick veröffentlichen, Partnern die Veranstaltung zeigen oder neue Teilnehmende für den nächsten Termin gewinnen? Vielleicht braucht ihr auch Bilder für Presse, Newsletter und eure Website.
Diese Ziele helfen bei der Motivplanung. Für einen Veranstaltungsbericht sind wichtige Programmpunkte und Personen entscheidend. Für die nächste Einladung braucht ihr zusätzlich Eindrücke davon, wie sich die Veranstaltung anfühlt: Begegnungen, Reaktionen und Situationen, die Lust aufs Dabeisein machen.
1. Ablauf und einmalige Momente markieren
Schickt mir euren aktuellen Ablaufplan mit Uhrzeiten, Räumen und Ansprechpartnern. Markiert darin die Momente, die sich nicht wiederholen lassen: eine Auszeichnung, eine Eröffnung, eine besondere Vorführung oder das gemeinsame Bild auf der Bühne.
Hilfreich ist auch der Hinweis, was kurz vor oder nach einem Programmpunkt passiert. Wenn ein wichtiger Gast direkt nach seinem Vortrag abreist, planen wir das gewünschte Porträt oder Gruppenfoto vorher ein.
- Wann beginnen die wichtigen Programmpunkte tatsächlich?
- Welche Übergaben, Ehrungen oder Auftritte dürfen nicht fehlen?
- Welche Wege liegen zwischen Bühne, Nebenräumen und Außenbereich?
- Wer gibt mir kurzfristige Änderungen weiter?
Den Zeitbedarf stimmen wir individuell ab. Die Dauer der Veranstaltung allein sagt noch nicht, wie lange die fotografische Begleitung sinnvoll ist: Aufbau, Ankommen oder ein anschließendes Get-together können ebenfalls wichtige Motive liefern.
2. Speaker, Gäste und Gruppenbilder konkret benennen
Wer ist für eure Kommunikation besonders wichtig? Nennt mir Namen und Funktionen der Referenten, Gastgeber und weiteren Personen, die auf den Bildern vorkommen sollen. Ein kurzer Hinweis oder ein vorhandenes Porträt hilft mir, sie vor Ort zu erkennen.
Für Gruppenfotos brauchen wir einen festen Zeitpunkt und eine Person aus eurem Organisationsteam, die alle Beteiligten zusammenbringt. So entsteht das Bild, bevor die ersten Gäste schon wieder auf dem Weg zum nächsten Termin sind.
Teilt eure Wünsche in unverzichtbare Motive und ergänzende Aufnahmen ein. Das hilft besonders dann, wenn mehrere interessante Situationen gleichzeitig stattfinden.
3. Sponsoren und Partner sichtbar einplanen
Wenn Sponsoren eure Veranstaltung unterstützen, sollte ihre Beteiligung auch in der Bildserie erkennbar sein. Schickt mir vorab eine Liste der Partner und sagt dazu, welche Aufnahmen gebraucht werden. Ein Logo auf einer Wand ist ein anderes Motiv als ein Sponsor im Gespräch mit Gästen oder bei einer Übergabe.
Besprecht intern, welche Bilder den Partnern zugesagt wurden. Daraus können wir konkrete Motive planen: den betreuten Stand, eine Vorführung mit Publikum oder ein gemeinsames Foto mit den Veranstaltern. Die Bilder zeigen dann, wie der Partner zum Event beiträgt.
Damit diese Aufnahmen nutzbar sind, müssen wir auch wissen, welche Personen zum jeweiligen Partner gehören und wann sie vor Ort sind.
4. Raum für Begegnungen und den Veranstaltungsort lassen
Viele persönliche Momente entstehen zwischen den offiziellen Programmpunkten. Gäste begrüßen sich, diskutieren eine Vorführung oder tauschen sich beim Kaffee aus. Solche Bilder machen eine Eventreportage lebendig und zeigen zukünftigen Teilnehmenden, was sie neben dem Programm erwartet.
Wenn euer Standort zur Veranstaltung gehört, nehmen wir ihn bewusst mit auf: die Location, den Blick auf den Hafen oder andere Merkmale, die das Event an diesem Ort verankern. Sagt mir, was euch daran wichtig ist. So bekommen die Bilder einen erkennbaren Bezug zum Veranstaltungsort.
Bei „Bauen für die Seehäfen“ im Auswandererhaus Bremerhaven gehören beispielsweise persönliche Begegnungen, Interviewmomente und das Fachthema zur selben Bildgeschichte. Eine Reportage wird gerade durch diese unterschiedlichen Perspektiven interessant.
5. Foto, Film und Parallelprogramm gemeinsam planen
Foto und Film lassen sich kombinieren. Wir müssen dafür vorher festlegen, welche Ergebnisse ihr braucht: Eventfotos, einen längeren Rückblick, kurze Clips oder eine Mischung daraus. Daraus ergibt sich, welche Situationen fotografiert, gefilmt oder für beide Formate aufgenommen werden sollen.
Eine Person kann zwei gleichzeitig stattfindende Programmpunkte an verschiedenen Orten nicht vollständig begleiten. Wenn wichtige Inhalte parallel laufen oder Foto und Film gleichzeitig gebraucht werden, arbeite ich je nach Aufgabe mit kreativen Partnern zusammen. Das planen wir vor dem Event.
Bei Wallenius Wilhelmsen habe ich einen Seminartag mit Film und Fotografie begleitet. Neben dem längeren Eventfilm entstand ein kurzer Teaser für die Bewerbung weiterer Veranstaltungen. Solche zusätzlichen Fassungen besprechen wir am besten schon bei der Vorbereitung.
6. Zugänge und einen festen Kontakt vor Ort klären
Eine erreichbare Kontaktperson spart am Veranstaltungstag viele Rückfragen. Sie kennt den Ablauf, kann wichtige Personen zuordnen und informiert mich, wenn sich etwas verschiebt.
Zur Vorbereitung gehören außerdem Anmeldung, Park- und Ladewege, benötigte Zugangsberechtigungen und besondere Vorgaben der Location. Für praktische Vorführungen oder Termine im Hafen sollten wir wissen, welche Bereiche zugänglich sind und ob eine Begleitung oder besondere Ausrüstung vorgesehen ist.
Informiert eure Gäste darüber, dass Foto- oder Filmaufnahmen geplant sind. Sagt mir auch, an wen ich mich wenden kann, wenn jemand vor Ort nicht aufgenommen werden möchte oder es Bereiche gibt, die nicht gezeigt werden sollen.
7. Highlight-Bilder, Galerie und Liefertermin abstimmen
Ihr möchtet zeitnah einen Rückblick posten oder Bilder an die Presse geben? Dann legen wir vorab fest, welche Motive zuerst gebraucht werden und wer die Auswahl erhält.
Bei meinen bisherigen Eventbegleitungen habe ich den Auftraggebern in der Regel innerhalb von 24 Stunden erste Highlight-Bilder geschickt. Die fertige Bildserie folgt, sofern wir nichts anderes vereinbaren, innerhalb von fünf bis sieben Tagen. Wenn ihr Bilder schon während der Veranstaltung braucht, stimmen wir dafür einen eigenen Ablauf ab.
Wie die Bildauswahl und die Online-Galerie aufgebaut werden, besprechen wir ebenfalls vorher. Die Galerie kann auf Wunsch mit Teilnehmenden geteilt werden, damit sie sich die Aufnahmen ansehen und freigegebene Lieblingsfotos herunterladen können.
Für die Übergabe klären wir die gewünschten Formate: hochauflösende Dateien für großformatige Anwendungen und auf Wunsch zusätzlich websiteoptimierte Versionen. Benötigt ihr bestimmte Hochkant- oder Querformate, sollte das bereits bei den Aufnahmen berücksichtigt werden.
8. Nutzung und Weitergabe freundlich klären
Ihr erhaltet die vollen Nutzungsrechte an den gelieferten Bildern. Auch bei einer Weitergabe an Dritte für regionale Veröffentlichungen fallen in der Regel keine zusätzlichen Lizenzgebühren an. Bitte nennt mich bei Veröffentlichungen als Fotografen in den Credits.
Wenn Partner, Sponsoren oder eine Redaktion Bilder erhalten sollen, sagt mir das bei der Planung. Dann können wir Auswahl, Übergabe und Bildnachweis direkt mit abstimmen.
Ausfüllbare PDF-Checkliste für eure Planung
Ihr möchtet die Angaben direkt festhalten? In der ausfüllbaren PDF könnt ihr Ablauf, Pflichtmotive, Sponsoren, Ansprechpartner und Lieferwünsche eintragen. Speichert eure ausgefüllte Version und bringt sie zum Vorgespräch mit oder schickt sie mir zu.
Eure Checkliste für das Eventbriefing
Diese Angaben könnt ihr für unser Vorgespräch zusammentragen:
- Veranstaltung: Name, Datum, Location und gewünschte Begleitzeit.
- Ziel: Was sollen die Bilder vermitteln und wen möchtet ihr erreichen?
- Verwendung: Website, Social Media, Presse, Newsletter oder nächste Einladung.
- Programm: Aktueller Ablauf, Räume, Wege und parallele Programmpunkte.
- Pflichtmotive: Wichtige Speaker, Gäste, Ehrungen und einmalige Momente.
- Gruppenbilder: Beteiligte, Zeitpunkt, Treffpunkt und zuständige Person.
- Sponsoren: Partnerliste, gewünschte Motive und zugesagte Aufnahmen.
- Atmosphäre und Standort: Begegnungen, Besonderheiten der Location und passende Außenaufnahmen.
- Organisation: Kontakt vor Ort, Zugänge, Vorgaben und Hinweise zu Aufnahmen.
- Ergebnisse: Foto, Film oder beides, Highlight-Termin, Galerie und Dateiformate.
Ihr müsst noch nicht alles fertig geplant haben
Für die erste Anfrage reichen Datum, Ort, Art der Veranstaltung und eine ungefähre Begleitzeit. Ergänzt, ob ihr Foto, Film oder beides braucht und wann die ersten Aufnahmen verfügbar sein sollen. Die weiteren Fragen klären wir gemeinsam.
Auf meiner Seite zur Eventfotografie in Bremen und Bremerhaven findet ihr weitere Einblicke. Wenn ihr schon einen Termin im Blick habt, könnt ihr mir über die Kontaktseite von eurem Event erzählen.